TOM prevede diversi livelli di autorizzazione che possono essere attribuiti ad ogni utente del sistema.
| OSPITE | Accede al sistema senza autenticarsi. Può cercare e consultare tutta l'offerta formativa, senza richiedere l'iscrizione ai corsi.  | 
            
| UTENTE | Accede al sistema autenticandosi con le proprie credenziali di accesso. Dispone di una home page personale, può cercare e consultare tutta l'offerta formativa e richiedere l'iscrizione ai corsi.  | 
            
| COORDINATORE | E' un utente che ha come compito principale la supervisione delle richieste di iscrizione ai corsi sottoposte dai propri collaboratori, autorizzandoli o meno a parteciparvi.  | 
            
| REFERENTE SCIENTIFICO | E' un utente con compiti particolari nella presentazione delle nuove proposte formative e nella progettazione dei corsi.  | 
            
| SEGRETERIA ORGANIZZATIVA | E' un utente con compiti specifici nella gestione operativa dei corsi.  | 
            
| GESTORE | E' un utente che ha accesso a funzionalità di back office per la gestione dell'offerta formativa, delle iscrizioni, della struttura organizzativa dei dipendenti interni e delle registrazioni degli utenti esterni.  | 
            
| DOCENTE | E' un utente che con funzionalità di aiuto per il suo compito formativo.  | 
            
| COMITATO SCIENTIFICO | Sono utenti con compiti dedicati alla raccolta e validazione delle nuove proposte formative e all'individuazione dei fabbisogni formativi.  |